WHO Europa Workshop

Complexiteit moeiteloos laten lijken - WHO Europe Workshop Support

‍

De uitdaging

Voor de laatste workshop op hoog niveau had WHO Europe meer nodig dan alleen een locatie en een paar PowerPoints. Ze hadden een partner nodig die in staat was om meerdere bewegende delen in verschillende landen, formaten en stakeholderste managen , zonderde kwaliteit of precisie uit het oog te verliezen.

Het doel? Een naadloze hybride workshopervaring die samenwerking in persoon en online deelname mogelijk maakte, ondersteund door zorgvuldig gestructureerde logistiek en documentatie.

Onze rol

Enter haca.studio. Onze missie was om ervoor te zorgen dat de ideeën konden stromen - door alles achter de schermen soepel te laten verlopen.

We hebben WHO Europe ondersteund door:‍

• Coördinatie vanalle leveranciers die bij het evenement betrokken zijn, van de locatie tot de catering en AV-technici
• De reislogistiek voor internationale deelnemers en sprekers beheren
• Het ontwerpen en aanpassen van plattegronden om de workshopindeling en de bewegingsstroom te ondersteunen
• Het opzetten van een hybride oplossing die sprekers op afstand in real-time verbond met de live workshop
• Alle workshopmaterialen - visuele hulpmiddelen, sjablonen en hulpmiddelen - samenstellen en opmaken voor optimaal gebruik en documentatie
• Het creëren van een duidelijk post-event archief om WHO Europe te helpen actieplannen in kaart te brengen en de implementatie te volgen

De uitkomst

Het resultaat was een goed georganiseerde workshop met veel impact waar de belanghebbenden zich konden concentreren op de strategie, niet op de logistiek. Sprekers op afstand werden naadloos geïntegreerd in het programma, plattegronden kwamen overeen met de energie van elke sessie en alle materialen werden professioneel geleverd en gedocumenteerd voor langdurig gebruik.

‍

WHO Europe prees de duidelijkheid en kalmte achter de schermen, zelfs toen de tijdlijnen krap waren en de verwachtingen hooggespannen.

Waarom het belangrijk is

In internationale omgevingen met meerdere belanghebbenden is de logistiek de strategie. Door elk detail met zorg te behandelen, hielp haca.studio WHO Europe een workshop te creëren die niet alleen productief was, maar ook reproduceerbaar, documenteerbaar en klaar voor de toekomst.

‍