WHO Europe Workshop

Complexiteit moeiteloos laten lijken — WHO Europe Workshop Support

‍

De uitdaging

Voor de nieuwste workshop op hoog niveau, WHO Europa had meer nodig dan alleen een locatie en een paar PowerPoints. Ze hadden een partner nodig die in staat was om te beheren meerdere bewegende onderdelen in verschillende landen, formaten en belanghebbenden—zonder kwaliteit of precisie uit het oog te verliezen.

Het doel? Een naadloze hybride workshop-ervaring dat toestond persoonlijke samenwerking en online deelname, ondersteund door zorgvuldig gestructureerde logistiek en documentatie.

Onze rol

Enter haca.studio. Onze missie was ervoor te zorgen dat de ideeën konden stromen — door alles achter de schermen soepel te laten verlopen.

We hebben de WHO Europe ondersteund door:‍

• ‍Coördinatie van alle leveranciers betrokken bij het evenement, van locatie tot catering tot AV-technici
• Beheren reislogistiek voor internationale deelnemers en sprekers
• Ontwerpen en aanpassen plattegronden om het workshopformaat en de bewegingsstroom te ondersteunen
• Het opzetten van een hybride oplossing die externe luidsprekers in realtime met de live workshop verbond
• Het samenstellen en formatteren van al het werkplaatsmateriaal (visuele hulpmiddelen, sjablonen en hulpmiddelen) voor optimaal gebruik en documentatie
• Het creëren van een duidelijke archief van activa na het evenement om de WHO Europa te helpen actieplannen in kaart brengen en volg de implementatie

Het resultaat

Het resultaat was een goed georganiseerde workshop met veel impact waarbij belanghebbenden zich konden blijven concentreren op strategie, niet op logistiek. Externe luidsprekers werden naadloos geïntegreerd in het programma, de plattegronden pasten bij de energie van elke sessie en alle materialen werden professioneel geleverd en gedocumenteerd voor langdurig gebruik.

‍

WHO Europe prees de helderheid en kalmte achter de schermen, zelfs als de tijdlijnen krap waren en de verwachtingen hooggespannen waren.

Waarom het belangrijk is

In internationale omgevingen met meerdere belanghebbenden de logistiek is de strategie. Door zorgvuldig met elk detail om te gaan, heeft haca.studio WHO Europe geholpen een workshop te creëren die niet alleen productief was, maar ook repliceerbaar, documenteerbaar en klaar voor de toekomst.

‍