Hybride NEB-event voor Regione Liguria, Friuli Venezia Giulia & ERRIN

Partner voor hybride eventmanagement voor het New European Bauhaus Festival

Locatie: Brussel, België
Onze rol: Partner voor hybride eventmanagement
Opdrachtgevers: Regione Liguria, Autonome Regio Friuli Venezia Giulia en ERRIN
Format: Hybride evenement
Deelname: 142 geregistreerde deelnemers ter plaatse, met online deelname

Overzicht

haca.studio werkte samen met Regione Liguria, de Autonome Regio Friuli Venezia Giulia en ERRIN voor de organisatie van Co-creating places for people and the planet, een hybride evenement dat plaatsvond in het kader van het New European Bauhaus Festival in Brussel.

Het evenement vond plaats in het historische paleis van de Autonome Regio Friuli Venezia Giulia en bracht 142 geregistreerde deelnemers ter plaatse samen, naast een online publiek. Samen verkenden zij hoe we plaatsen kunnen creëren die beter werken voor mens en planeet. Het project vroeg om een vlotte deelnemersreis, met registratie en digitale toegang, gastenontvangst, catering, beveiliging en locatielogistiek in een bijzondere institutionele setting.

Wat we deden

Hybride eventmanagement

We coördineerden de operationele uitvoering van het hybride evenement, met als doel een consistente ervaring te creëren voor zowel deelnemers ter plaatse als het online publiek.

• ‍Registratiebeheer: Beheer van het registratieproces, bevestigingen, deelnemersgegevens en toegangscommunicatie.‍
• Eventapp en digitale deelnemersinformatie: Configuratie en beheer van de eventapp als centraal platform voor het programma, praktische informatie en deelnemerscommunicatie.‍
• Hybride toegang: Coördinatie van de afzonderlijke deelnemersflows voor fysieke en online deelnemers, met duidelijke informatie en instructies voorafgaand aan het evenement.‍
• Deelnemersreis: Structurering van de volledige deelnemerservaring: van registratiebevestiging en pre-eventinformatie tot aankomst, oriëntatie, deelname en vertrek.

Locatielogistiek en hospitality

We coördineerden de operationele vereisten voor het evenement in het historische paleis van de Autonome Regio Friuli Venezia Giulia.

• ‍Locatielogistiek: Coördinatie van de operationele opbouw, ruimtegebruik, meubilair, bezoekersstromen en logistiek op de eventdag.‍
• Cateringcoördinatie: Organisatie van catering en serviceflows ter ondersteuning van het programma en de netwerkmomenten, met aandacht voor een vlotte doorstroming in de eventruimtes.‍
• Beveiligingscoördinatie: Coördinatie van beveiliging, toegangscontrole en procedures voor gastenontvangst, afgestemd op de vereisten van de locatie en het eventformat.‍
• Leverancierscoördinatie: Afstemming van alle betrokken leveranciers en operationele partners om de diensten volgens planning en volgens de vereisten van het evenement te laten verlopen.‍
• Coördinatie op locatie: Toezicht op live-operaties, deelnemersstromen, hospitality, logistiek en het oplossen van eventuele operationele vragen tijdens het evenement.

Impact

Door registratiebeheer, de eventapp, hybride toegangscoördinatie en operationele uitvoering op locatie te combineren, zorgde haca.studio voor een vlotte en gastvrije ervaring voor de 142 geregistreerde deelnemers ter plaatse én voor het online publiek.

Onze ondersteuning liet de drie organiserende partners, Regione Liguria, de Autonome Regio Friuli Venezia Giulia en ERRIN, toe om zich te concentreren op het programma en de uitwisseling rond het New European Bauhaus. haca.studio verzekerde ondertussen de praktische voorwaarden voor een professioneel, gecontroleerd en goed gecoördineerd hybride evenement.

‍