Événement hybride NEB pour la Regione Liguria, le Frioul-Vénétie Julienne et ERRIN

Partenaire de gestion d’événement hybride pour le Festival du Nouveau Bauhaus Européen

Lieu : Bruxelles, Belgique
Notre rôle : Partenaire de gestion d’événement hybride
Client : Regione Liguria, Région autonome du Frioul-Vénétie Julienne et ERRIN
Format : Événement hybride
Participation : 142 participants inscrits sur place, avec participation en ligne

Aperçu

haca.studio s’est associé à la Regione Liguria, à la Région autonome du Frioul-Vénétie Julienne et à ERRIN pour l’organisation de Co-creating places for people and the planet, un événement hybride organisé dans le cadre du Festival du Nouveau Bauhaus Européen à Bruxelles.

Accueilli au sein du palais historique de la Région autonome du Frioul-Vénétie Julienne, l’événement a réuni 142 participants inscrits sur place, ainsi qu’un public en ligne, afin d’explorer comment concevoir des lieux plus adaptés aux personnes et à la planète. Le projet a nécessité un parcours participant fluide, couvrant l’inscription et l’accès numérique, l’accueil des invités, le catering, la sécurité et la logistique du site dans un cadre institutionnel singulier.

Ce que nous avons réalisé

Gestion d’événement hybride

Nous avons assuré la coordination opérationnelle de l’événement hybride afin de garantir une expérience cohérente pour les participants sur place comme pour le public en ligne.

• ‍Gestion des inscriptions : Gestion du processus d’inscription des participants, des confirmations, des données participants et des informations d’accès à l’événement.‍
• Application événementielle et information digitale : Configuration et gestion de l’application de l’événement comme point central d’accès au programme, aux informations pratiques et aux communications destinées aux participants.‍
• Accès hybride : Coordination des parcours d’accès distincts pour les participants sur place et en ligne, avec une information claire avant l’événement.‍
• Parcours participant : Structuration de l’expérience participant, de la confirmation d’inscription à l’arrivée, l’orientation sur place et le départ.

Logistique du lieu et hospitalité

Nous avons coordonné les exigences opérationnelles nécessaires à l’accueil de l’événement au sein du palais historique de la Région autonome du Frioul-Vénétie Julienne.

• ‍Logistique du lieu : Coordination de l’installation opérationnelle, de l’utilisation des espaces, des besoins en mobilier, de la circulation des invités et de la logistique le jour de l’événement.‍
• Coordination du catering : Organisation du catering et des flux de service afin d’accompagner le programme et les moments de networking, tout en évitant la congestion dans les espaces de l’événement.‍
• Coordination de la sécurité : Coordination des dispositifs de sécurité, du contrôle des accès et des procédures d’entrée des invités, en fonction des exigences du lieu et du format de l’événement.‍
• Coordination des prestataires : Alignement des prestataires et partenaires opérationnels impliqués afin d’assurer la livraison des services conformément au planning et aux besoins de l’événement.‍
• Coordination sur site : Supervision des opérations en direct, des flux participants, de l’hospitalité, de la logistique et de la résolution des imprévus tout au long de l’événement.

Impact

En combinant la gestion des inscriptions, l’application événementielle, la coordination des accès hybrides et la livraison opérationnelle sur site, haca.studio a assuré une expérience fluide et accueillante pour les 142 participants inscrits sur place, tout en facilitant la participation d’un public en ligne.

Notre travail a permis aux trois partenaires organisateurs — Regione Liguria, Région autonome du Frioul-Vénétie Julienne et ERRIN — de se concentrer sur le programme et les échanges liés au Nouveau Bauhaus Européen, tandis que haca.studio assurait les conditions pratiques nécessaires à un événement hybride professionnel, maîtrisé et bien coordonné.

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