Termes et conditions

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Conditions d'utilisation

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• Votre utilisation de ce site Web et des téléchargements à partir de celui-ci, ainsi que le fonctionnement des présentes conditions générales, sont régis conformément au droit belge. Les tribunaux belges sont seuls compétents pour tout litige découlant de votre utilisation de ce site Web.

Dans le cas où une partie ou une partie des termes contenus dans les présentes conditions générales serait considérée par une autorité compétente comme étant invalide, illégale ou inapplicable dans une quelconque mesure, cette condition sera dissociée des autres conditions qui resteront valides et applicables dans toute la mesure permise par la loi.

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Politique de confidentialité

haca.studio respecte la vie privée des visiteurs et des utilisateurs de ce site Web et ne collectera des données personnelles identifiables, telles que votre nom ou votre adresse e-mail, que lorsqu'elles nous sont volontairement soumises sur ce site Web. Veuillez lire notre Politique de confidentialité dans son intégralité.

Les références à « haca », « nous » et « notre » font référence à haca.studio et à ses filiales.

« haca.studio » est une marque déposée de HaCa Consult BV.

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Veuillez envoyer toute demande par e-mail à team@haca-consult.com

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HaCa Consult BV. Enregistré en Belgique.

Siège social :

Schaveystraat 4,

3040 Huldenberg

TVA BE0785.442.652

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Modalités du contrat de service

Ces termes du contrat de service s'appliquent à tous les services fournis par haca.studio, une agence d'événements et de communication, à ses clients. En engageant haca.studio, vous acceptez ces conditions.

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1. Étendue des services

haca.studio fournit des services événementiels, des services de communication numérique et des services de marketing, comme convenu dans les propositions de projets ou les contrats.

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2. Obligations du fournisseur de services

Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens. Nous nous engageons à appliquer toutes les ressources, outils et normes professionnelles appropriés pour fournir les services convenus. Cependant, nous ne pouvons garantir des résultats spécifiques dépassant le cadre de nos responsabilités définies. haca.studio reste responsable de son équipe et de ses sous-traitants.

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3. Responsabilités du client

Le client s'engage à :

• Fournissez des descriptifs de projet clairs, des délais et les approbations requises en temps opportun.
• Désignez un point de contact principal.
• Assurez-vous que les paiements sont effectués conformément au calendrier convenu.
• Coopérez de bonne foi avec haca.studio, notamment en fournissant des réponses rapides, en partageant les informations pertinentes et en garantissant la disponibilité nécessaire à une prestation de services efficace.

En signant un contrat, le client confirme avoir lu, compris et accepté les conditions générales.

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4. Frais et conditions de paiement

• Les frais sont spécifiés dans la proposition de projet ou dans le contrat.
• Un dépôt est requis pour commencer les travaux.
• Les conditions de paiement complètes seront définies dans chaque contrat de projet, mais les conditions standard sont de 10 jours à compter de la date de facturation, sauf accord contraire.
• Les retards de paiement peuvent entraîner des intérêts conformément aux lois applicables.

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5. Sous-traitance et tiers

• haca.studio peut engager des fournisseurs tiers pour le compte du client (par exemple, salles, traiteurs, fournisseurs audiovisuels).
• Bien que haca.studio gère ces relations, la responsabilité finale des coûts incombe au client, sauf indication contraire.
• Dans les cas où haca.studio signe directement des contrats avec les fournisseurs, nous assumons les risques opérationnels et financiers et les reflétons dans nos frais de projet.

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6. Propriété intellectuelle

• Tous les concepts, visuels et contenus développés par haca.studio restent notre propriété intellectuelle jusqu'à réception du paiement intégral.
• Lors du paiement intégral, le client reçoit une licence non exclusive et non transférable pour utiliser les livrables aux fins définies dans le contrat.
• Les fichiers sources modifiables (par exemple Adobe Illustrator, Photoshop, InDesign) seront livrés au client lorsqu'ils seront convenus, ce qui lui accordera une licence perpétuelle et libre de redevances pour utiliser et adapter ces fichiers, sauf indication contraire écrite.

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7. Responsabilité et indemnisation

• haca.studio ne sera pas responsable des dommages indirects, accessoires ou consécutifs, y compris, mais sans s'y limiter, de la perte de profits, de réputation ou de revenus.
• La responsabilité totale de haca.studio ne doit pas dépasser le total des frais payés par le Client pour les services fournis dans le cadre du présent contrat.
• Le Client accepte d'indemniser et de dégager de toute responsabilité haca.studio contre les réclamations de tiers liées à l'événement, y compris, mais sans s'y limiter, les blessures, les litiges avec les fournisseurs, les violations réglementaires ou le non-respect des délais résultant de retards ou d'informations manquantes du côté du client.

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8. Confidentialité

Les deux parties s'engagent à traiter toutes les informations échangées de manière confidentielle et à ne pas les divulguer à des tiers sans consentement écrit. Cette obligation exclut les informations accessibles au public ou les divulgations requises par la loi.

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9. Droits d'utilisation à des fins commerciales

haca.studio est autorisé à utiliser les ressources multimédia du projet (par exemple, des images, des vidéos, du matériel) à des fins d'autopromotion, y compris le portfolio, le site Web, les réseaux sociaux et les présentations, tout en respectant les limites de confidentialité convenues.

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10. Politique d'annulation et de report

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Efficace pour tous les projets

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10.1 Annulation par le client

Si un projet ou un événement est annulé par le client :

• Tous les frais d'annulation des fournisseurs tiers seront répercutés sur le client, conformément aux conditions du fournisseur.
• Les dépôts versés à haca.studio ne sont pas remboursables sauf accord contraire

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10.2 Ajournement

• Les reports seront traités au cas par cas.
• Si une nouvelle date est confirmée 45 jours avant l'événement et que les mêmes fournisseurs sont sélectionnés, aucuns frais supplémentaires ne peuvent s'appliquer au-delà des frais administratifs.
• Si les fournisseurs ne sont pas disponibles ou si de nouveaux contrats doivent être négociés, des frais supplémentaires s'appliqueront.
• La disponibilité du personnel n'est pas garantie pour les nouvelles dates et des frais de coordination ou de voyage supplémentaires peuvent s'appliquer.

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10.3 Annulation par haca.studio

• Nous nous réservons le droit d'annuler un projet uniquement en cas de force majeure ou de non-paiement.
• Dans de tels cas, nous rembourserons tous les frais prépayés non utilisés qui n'ont pas déjà été engagés envers les fournisseurs ou le temps passé en interne.

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11. Résiliation et report

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11.1 Résiliation avec préavis

L'une ou l'autre des parties peut résilier le contrat en fournissant un préavis écrit d'au moins 120 jours par lettre recommandée, sauf accord contraire écrit.

• Si le Client initie la résiliation, tout acompte déjà versé sera conservé par haca.studio à titre de dommages et intérêts liquidés pour les travaux entrepris, la préparation effectuée et les opportunités commerciales perdues.
• Si la résiliation intervient dans le délai de 120 jours, le Client reste responsable
  • Toutes les factures impayées pour les services rendus.
  • Les frais de gestion de projet restants tels que définis dans l'accord initial, au prorata de la date de résiliation effective.

haca.studio émettra rapidement les factures finales dès réception de l'avis de résiliation.

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11.2 Report de l'événement

Si l'événement est reporté dans les 120 jours suivant la date initiale

• haca.studio se réserve le droit d'appliquer des frais de gestion de projet supplémentaires, en raison de l'augmentation de la charge de travail et des efforts de reprogrammation.
• Ces frais doivent être convenus par écrit.
• Si aucun accord n'est trouvé sur ces frais, le report sera considéré comme une résiliation initiée par le Client dans les conditions ci-dessus.

Les frais non remboursables déjà engagés (dépôts fournisseurs, frais de réservation, etc.) resteront à la charge du client et seront facturés en conséquence.

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11.3 Résiliation pour violation (clause relative à la dernière date limite)

Si l'une des parties ne respecte pas ses obligations contractuelles, l'autre partie peut émettre un préavis de 15 jours par lettre recommandée exigeant la mise en conformité. Si aucune mesure corrective n'est prise, le contrat sera automatiquement résilié après la période de 15 jours.

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11.4 Résiliation avec effet immédiat

La résiliation immédiate peut intervenir sans préavis ni indemnité en cas de :

• Fraude avérée ou
• Une faute grave qui nuit irrémédiablement à la confiance et rend impossible toute collaboration ultérieure.

La partie résiliante doit informer l'autre partie dans les 7 jours suivant la violation par lettre recommandée avec accusé de réception, en indiquant clairement le motif de la résiliation.

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12. Force Majeure

Aucune des parties ne sera considérée en défaut si les retards ou l'inexécution sont dus à des cas de force majeure, définis comme des circonstances externes, imprévisibles et inévitables.

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13. Divisibilité

Si l'une des dispositions de cet accord est jugée illégale ou inapplicable, les autres dispositions resteront pleinement en vigueur, sauf indication contraire.

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14. Loi applicable et juridiction

Le présent contrat est régi par le droit belge.

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En cas de litige concernant l'interprétation ou l'exécution, les deux parties conviennent de recourir à la médiation dans un premier temps. Un médiateur reconnu par la Commission nationale de médiation (https://www.cfm-fbc.be/fr) sera désigné. Chaque partie peut quitter la médiation à tout moment.

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En cas d'échec de la médiation, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles seront seuls compétents.

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Termes et conditions pour les fournisseurs

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Applicable à tous les partenaires, fournisseurs et sous-traitants travaillant avec haca.studio

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Les présentes conditions générales s'appliquent à tous les fournisseurs (salles, traiteurs, prestataires audiovisuels, photographes, vidéastes, sous-traitants, etc.) engagés par haca.studio pour fournir des services pour les projets des clients. En acceptant un bon de commande, un contrat de service ou une confirmation écrite, le fournisseur accepte ces conditions.

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1. Étendue de l'engagement

Le fournisseur accepte de fournir les services tels que décrits dans la demande écrite, le bon de commande ou le contrat émis par haca.studio. Tout changement de périmètre doit être confirmé par écrit par haca.studio avant d'être mis en œuvre.

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2. Modalités de paiement

• Le paiement sera effectué dans les 30 jours suivant la réception d'une facture valide, sauf accord contraire écrit.
• Les factures doivent être adressées à haca.studio et faire référence au nom du projet et au devis convenu.
• Les paiements anticipés ou les dépôts doivent être clairement indiqués et convenus à l'avance.

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3. Modalités d'annulation

Si haca.studio annule le service après confirmation :

• Tous les frais d'annulation doivent être raisonnables et proportionnés à la perte réelle de revenus ou aux coûts encourus.
• Les fournisseurs sont invités à réduire les coûts dans la mesure du possible, notamment en revendant la date de service.

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4. Responsabilités du fournisseur

Le fournisseur s'engage à :

• Fournir des services de manière professionnelle et dans les délais, en respectant les délais et les spécifications du projet.
• Informez immédiatement haca.studio de tout retard, limitation ou incident susceptible d'affecter le service.
• Coopérez avec les autres fournisseurs et parties prenantes du projet impliqués dans l'événement ou la production.
• Maintenez une couverture d'assurance appropriée (par exemple, responsabilité civile, assurance de l'équipement) pendant la prestation des services.

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5. Sous-traitance

Le fournisseur ne doit pas sous-traiter le service à un tiers sans l'approbation écrite préalable de haca.studio. Si la sous-traitance est approuvée, le fournisseur d'origine reste responsable de la qualité et de la livraison.

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6. Confidentialité

Le fournisseur accepte de traiter toutes les informations relatives aux clients et aux projets de manière confidentielle et de ne pas partager, reproduire ou divulguer aucun matériel sans le consentement écrit de haca.studio.

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7. Utilisation des droits relatifs aux médias et à l'image

Les fournisseurs ne peuvent pas utiliser les photos, vidéos ou enregistrements des projets de haca.studio à des fins promotionnelles sans autorisation écrite. haca.studio peut, moyennant un crédit approprié, inclure le travail du fournisseur dans son propre portfolio ou dans ses supports de communication.

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8. Limitation de responsabilité

haca.studio ne peut être tenu responsable des retards ou de l'inexécution causés par une défaillance du fournisseur, des cas fortuits, des grèves ou d'autres circonstances indépendantes de sa volonté.
Le fournisseur reste responsable de tout dommage causé à des tiers ou à des biens du fait de ses propres actions ou omissions.

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9. Loi applicable

Les présentes conditions sont régies par le droit belge et tout litige sera traité par les tribunaux compétents de Bruxelles, sauf accord contraire.