DIGITALEUROPE Member Event

DIGITALEUROPE wilde een evenement in de late namiddag organiseren met zowel een persoonlijk publiek als een online component, waarbij een keynote en paneldiscussie centraal stonden. Omdat de ruimte en het budget beperkt waren, hadden ze een partner nodig om hun kantoren om te vormen tot een kleine hybride conferentieconfiguratie en tegelijkertijd de interne controle over de uitnodigingen en registraties van gasten te behouden. haca.studio werd ingeschakeld om de enscenering, AV, hybride streaming en de coördinatie van leveranciers te verzorgen, zodat het team zich kon concentreren op sprekers en belanghebbenden.

‍

Wat we hebben gedaan

• Podium- en ruimteontwerp
  Van een standaard kantoorruimte een gedefinieerde podium- en publieksopstelling gemaakt, geoptimaliseerd voor zowel de zichtlijnen in de kamer als de cameraframing, zodat het evenement ter plaatse en online even goed werkte.
• Hybride AV en streaming
  Voorzien van microfoons, geluid, verlichting en een compacte streaming-opstelling om de keynote en het panel vast te leggen, wat zorgt voor helder geluid en een stabiele, professionele feed voor deelnemers op afstand.
• Coördinatie van leveranciers
  Beheerde alle externe leveranciers voor AV-, meubel- en cateringlogistiek, waarbij de timing en configuratie werden afgestemd op de beperkingen van het kantoor en de hybride technische vereisten.
• Gastenstroom en gastvrijheid
  Het programma is gestructureerd vanaf de koffiepauze bij aankomst via het inhoudsblok (16.30 — 18.30 uur) tot de afsluitende borrel, waarbij natuurlijke contactpunten werden gecreëerd om ter plaatse te netwerken, terwijl het online programma strak en gefocust bleef.

‍

Invloed

Het evenement zorgde voor een verfijnde hybride ervaring die aanvoelde als een speciale miniconferentie, ondanks dat het evenement plaatsvond in de eigen kantoren van de klant en binnen een beperkt budget. Het team van DIGITALEUROPE kon zich concentreren op inhoud en betrokkenheid, terwijl haca.studio zorgde voor een soepele ervaring voor zowel persoonlijke gasten als kijkers op afstand, van installatie tot einde.