GOB: Jaarlijks Networking Event

haca.studio: Event Management Partner voor het Jaarlijkse Networking Event van de GOB

Locatie: Brussel, België

Onze rol: Event Management Partner

‍

Overzicht

haca.studio werkte samen met de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (GOB) voor de organisatie van hun jaarlijkse networking event. Om af te stappen van het traditionele personeelsfeest, bracht deze bijeenkomst 700 deelnemers samen voor een dynamische, professionele netwerkervaring, ontworpen om verbinding, afstemming en enthousiasme te stimuleren voor het komende jaar. Het project vereiste een strikte operationele planning, leverancierscoördinatie op grote schaal en een vloeiend beheer van de bezoekersstroom om een groot institutioneel publiek vlot en efficiënt te ontvangen.

Wat we hebben gedaan

Event Management

Wij leidden het volledige operationele proces, van de eerste strategische planning tot de uitvoering op locatie:

• Coördinatie van de locatie: Beheer van ruimte-indeling en configuratie om 700 professionals comfortabel en veilig te ontvangen in een gestructureerde omgeving.
• Cateringbeheer: Coördinatie van grootschalige cateringdiensten, ontworpen om een vlotte doorstroom te garanderen, opstoppingen te vermijden en een hoogwaardige beleving te bieden.
• AV & Technische Productie: Toezicht op audiovisuele behoeften, belichting, podiumopstelling en technische uitvoering voor interne presentaties en sfeercreatie.
• Logistiek & Bezoekersstroom: Sturing van de bezoekersstroom, aankomstprocedures, bewegwijzering en teamcoördinatie om een rustig en gestructureerd verloop te garanderen.
• Coördinatie op locatie: Toezicht op live operaties, synchronisatie van leveranciers en real-time probleemoplossing gedurende het gehele evenement.

Impact

Door een strakke operationele planning te combineren met deskundige coördinatie ter plaatse, zorgde haca.studio voor een vlekkeloze uitvoering van dit netwerkevenement voor 700 deelnemers. Dankzij onze inzet kon de klant de stap zetten naar een professioneel en kwalitatief teamevent, waarbij directie en medewerkers zich volledig konden focussen op netwerken en het vieren van hun gezamenlijke doelstellingen.

‍