Hoe om te gaan met tijden van verandering en onzekerheid op het gebied van het EU-beleid

En toch blijven evenementen bestaan. Mensen komen nog steeds samen. Gesprekken hebben nog steeds een kamer nodig, een formaat, een moment... misschien nu meer dan ooit tevoren.

We hebben gemerkt dat onzekerheid niet alleen gevolgen heeft voor de logistiek. Het heeft invloed op hoe klanten beslissen, hoe teams aarzelen, hoe invalshoeken worden verzacht, hoe ambitie soms stilletjes wordt gereduceerd tot „iets veiligs”.

Dus in plaats van nog een checklist aan te bieden, willen we een andere reflectie delen. Een boek dat gebaseerd is op vier boeken die ver buiten de evenementenbranche staan, maar stilletjes vertellen hoe we omgaan met complexiteit, spanning en verandering.

Een sterke kern behouden wanneer alles om je heen verschuift

Van Dare to Lead by Brené Brown

Als de omstandigheden instabiel zijn, is het instinct vaak om de controle aan te scherpen. Om beslissingen te veel te rechtvaardigen. Om defensief te ontwerpen.

Een sterke kern is iets heel anders.

In de praktijk betekent dit dat je duidelijk moet zijn waar een evenement eigenlijk voor is. Niet het programma op papier, maar de intentie daaronder. Wat is de echte prioriteit, zelfs als de indeling verandert, het budget krimpt of de gastenlijst verschuift?

Bij evenementen komt dit overal voor. Om te beslissen wat niet onderhandelbaar is en wat aangepast kan worden. Om aan belanghebbenden uit te leggen waarom bepaalde keuzes belangrijk zijn. Door weerstand te bieden aan de druk om een hoek te verdunnen totdat deze helemaal niets zegt.

Een sterke kern geeft teams iets om op te staan als externe signalen luidruchtig zijn. Zonder dat voelt elke nieuwe beperking als een bedreiging. Hiermee worden beperkingen ontwerpparameters in plaats van blokkers.

‍

Nieuwsgierigheid verkiezen boven angst

‍

Van Big Magic van Elizabeth Gilbert

Angst in gebeurtenissen lijkt eerder redelijk dan dramatisch.

Het komt naar voren als een te voorzichtige kadrering. Als formaten die zich herhalen omdat bekend is dat ze werken. Als programma's die zijn ontworpen om risico's te vermijden in plaats van relevantie te creëren.

Nieuwsgierigheid stelt verschillende vragen. Waar vraagt dit moment echt om?? Wie is er eigenlijk in de kamer? Welk gesprek ontbreekt omdat het ongemakkelijk aanvoelt?

Gilbert vertelt een verhaal over angst om in de auto te mogen, maar niet te mogen rijden. Dat beeld resoneert diep in ons werk. Angst zal altijd aanwezig zijn wanneer onderwerpen gevoelig zijn of contexten instabiel zijn. De fout is dat het de route laat bepalen.

Nieuwsgierigheid helpt teams hun creatieve ruimte te heropenen, zelfs onder druk. Het maakt ruimte voor nieuwe formats, scherpere invalshoeken en eerlijkere uitwisselingen, met respect voor de institutionele realiteit en veiligheidsbeperkingen.

‍

‍

Let op wat er gebeurt voordat de deuren opengaan

Van Mrs Dalloway door Virginia Woolf

Een van de stille lessen van deze roman is dat betekenis leeft vaak in voorbereiding. In de momenten voordat iets officieel begint.

In evenementen zijn die momenten meestal onzichtbaar. Het bepalen van de juiste datum, het kiezen van de juiste locatie en het juiste format, of het op de shortlist zetten van deelnemers en sprekers gebeurt allemaal lang voordat een evenement plaatsvindt.

In tijden van onzekerheid zijn deze details nog belangrijker. Instellingen hunkeren naar betrouwbare partners die kosteneffectieve oplossingen en soepele tijdlijnen kunnen leveren.

Het „" voor "” ontwerpen is niet decoratief.” Het is een manier om mensen vast te houden bij de overgang van de druk van de buitenwereld naar een gedeeld moment. Daar begint vertrouwen te ontstaan, lang voordat de inhoud zijn werk doet.

‍

‍

Intuïtie vertrouwen als de kaart onvolledig is

Van The Alchemist van Paulo Coelho

Het plannen van evenementen voelt vaak als het tekenen van een kaart. Tijdlijnen, plattegronden, protocollen, stakeholdermatrices.

Maar in onstabiele contexten is de kaart nooit compleet.

Intuïtie vervangt expertise niet. Het is een aanvulling daarop. Het helpt teams te voelen wanneer iets niet klopt, zelfs als het aan alle eisen voldoet. Het helpt om vast te stellen wanneer een veiligere optie eigenlijk riskanter is omdat deze geen relevantie of emotionele waarheid heeft.

Het volgen van intuïtie bij gebeurtenissen kan betekenen dat je een flow laat in het proces moet aanpassen. Het kan betekenen dat je een gevraagd element terugduwt dat niet in lijn is met het moment. Het kan betekenen dat u erop moet vertrouwen dat een kleiner, goed bewaard formaat beter zal landen dan een groter, verdund formaat.

‍

‍

Wat dit op dit moment betekent voor evenementen

Omgaan met onzekerheid begint met het erkennen van instabiliteit, maar toch vooruit plannen met duidelijkheid, nieuwsgierigheid, zorg en vertrouwen.

Voor ons vertaalt dit zich in de manier waarop we omgaan met budgetten, invalshoeken, politieke gevoeligheden en verwachtingen van belanghebbenden. Niet door de werkelijkheid te vereenvoudigen, maar door er eerlijk mee om te gaan.

Gebeurtenissen lossen geopolitieke crises niet (altijd) op. Maar ze kunnen ruimtes creëren waar complexiteit wordt erkend in plaats van vermeden. Waar dialoog mogelijk is zonder performatief te zijn. Waar mensen met een iets meer georiënteerd gevoel weggaan dan toen ze aankwamen.

In tijden als deze is dat geen kleinigheid.

En daarom is het belangrijker dan ooit hoe we evenementen ontwerpen.

Als deze reflectie weerklinkt bij vragen waarmee u zich momenteel bezighoudt, denken we altijd graag met u mee. Soms is het meest waardevolle in onzekere tijden niet een pasklaar antwoord, maar een partner die de juiste vragen weet te stellen.

‍