Comment faire face aux changements et à l'incertitude qui règnent dans la sphère politique de l'UE

Et pourtant, les événements continuent d'exister. Les gens se rassemblent toujours. Les conversations ont encore besoin d'une salle, d'un format, d'un moment… peut-être plus que jamais.

Nous avons remarqué que l'incertitude n'affecte pas uniquement la logistique. Cela influe sur la façon dont les clients prennent leurs décisions, sur les hésitations des équipes, sur la manière dont les angles sont adoucis, sur la manière dont l'ambition est parfois discrètement réduite à « quelque chose de sûr ».

Donc, au lieu de proposer une autre liste de contrôle, nous voulons partager une réflexion différente. Un livre qui s'inspire de quatre livres qui se situent bien en dehors du secteur de l'événementiel, mais qui explique discrètement comment nous gérons la complexité, les tensions et le changement.

Garder un tronc solide lorsque tout change autour de vous

D'Oser à Lead by Brene Brown

Lorsque les circonstances sont instables, l'instinct est souvent de resserrer le contrôle. Pour trop justifier les décisions. Pour concevoir de manière défensive.

Un noyau solide, c'est tout autre chose.

Dans la pratique, cela signifie qu'il faut savoir clairement à quoi sert réellement un événement. Pas le programme sur papier, mais l'intention sous-jacente. Quelle est la véritable priorité, même si le format change, si le budget diminue ou si la liste des invités change ?

Pour les événements, cela se voit partout. En décidant de ce qui n'est pas négociable et de ce qui peut être adapté. En expliquant aux parties prenantes pourquoi certains choix sont importants. En résistant à la pression pour diluer un angle jusqu'à ce qu'il ne dise rien du tout.

Un noyau solide donne aux équipes de quoi se tenir debout lorsque les signaux externes sont bruyants. Sans elle, chaque nouvelle contrainte est perçue comme une menace. Ainsi, les contraintes deviennent des paramètres de conception plutôt que des obstacles.

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Choisir la curiosité plutôt que la peur

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Tiré de Big Magic par Élisabeth Gilbert

La peur suscitée par les événements semble plus raisonnable que dramatique.

Cela s'avère être un cadrage trop prudent. En tant que formats qui se répètent parce qu'ils sont connus pour fonctionner. En tant que programmes conçus pour éviter les risques plutôt que pour créer de la pertinence.

La curiosité pose différentes questions. Qu'est-ce que ce moment nous demande réellement ? Qui est réellement dans la pièce ? Quelle conversation manque parce qu'elle est inconfortable ?

Gilbert raconte l'histoire de peur d'être autorisé à monter dans la voiture, mais pas à conduire. Cette image trouve un écho profond dans notre travail. La peur sera toujours présente lorsque les sujets sont sensibles ou que les contextes sont instables. L'erreur est de le laisser décider de l'itinéraire.

La curiosité aide les équipes à rouvrir l'espace créatif, même sous pression. Il fait place à de nouveaux formats, à des angles plus pointus et à des échanges plus honnêtes, tout en respectant les réalités institutionnelles et les contraintes de sécurité.

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Faire attention à ce qui se passe avant l'ouverture des portes

De Mrs Dalloway par Virginia Woolf

L'une des leçons discrètes de ce roman est que le sens vit souvent dans la préparation. Juste avant que quelque chose ne commence officiellement.

Lors d'événements, ces moments sont généralement invisibles. Décider de la bonne date, choisir le bon lieu et le bon format, ou sélectionner les participants et les conférenciers, tout cela se fait bien avant qu'un événement n'ait lieu.

En période d'incertitude, ces détails sont d'autant plus importants. Les institutions recherchent des partenaires fiables, capables de fournir des solutions rentables et de respecter des délais serrés.

Concevoir « l'avant » n'est pas décoratif. C'est une façon de soutenir les gens alors qu'ils subissent la pression du monde extérieur, en partageant un moment. C'est là que la confiance commence à se créer, bien avant que le contenu ne fasse son travail.

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Faire confiance à l'intuition lorsque la carte est incomplète

Extrait de The Alchemist de Paulo Coelho

Planifier des événements ressemble souvent à dessiner une carte. Chronologies, plans, protocoles, matrices des parties prenantes.

Mais dans des contextes instables, la carte n'est jamais complète.

L'intuition ne remplace pas l'expertise. Elle le complète. Cela aide les équipes à détecter les problèmes, même si toutes les cases sont cochées. Cela permet de déterminer quand une option plus sûre est réellement plus risquée parce qu'elle manque de pertinence ou de vérité émotionnelle.

Suivre l'intuition lors des événements peut impliquer d'ajuster un flux à un stade avancé du processus. Cela peut signifier repousser un élément demandé qui ne correspond pas au moment. Cela peut signifier avoir confiance dans le fait qu'un format plus petit et bien tenu sera plus efficace qu'un format plus grand et dilué.

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Ce que cela signifie pour les événements, en ce moment

Pour surmonter l'incertitude, il faut d'abord reconnaître l'instabilité, tout en planifiant avec clarté, curiosité, soin et confiance.

Pour nous, cela se traduit par la manière dont nous abordons les budgets, les angles, les sensibilités politiques et les attentes des parties prenantes. Non pas en simplifiant la réalité, mais en l'abordant honnêtement.

Les événements ne résolvent pas (toujours) les crises géopolitiques. Mais ils peuvent créer des espaces où la complexité est reconnue plutôt que d’être évitée. Où le dialogue est possible sans être performatif. Où les gens repartent en se sentant légèrement mieux orientés qu'à leur arrivée.

Dans des moments comme celui-ci, ce n'est pas une mince affaire.

C'est pourquoi la façon dont nous concevons les événements est plus importante que jamais.

Si cette réflexion trouve un écho avec les questions que vous vous posez actuellement, nous serons toujours heureux de réfléchir à vos côtés. Parfois, la chose la plus précieuse en période d'incertitude n'est pas une réponse toute faite, mais un partenaire qui sait  poser les bonnes questions.

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