Communication événementielle : comment, quand et où communiquer avec les invités

C'est pourquoi nous abordons la communication événementielle comme un parcours conçu pour donner l'impression d'un flux fluide qui soutient les personnes à chaque étape de l'expérience.‍

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Concevoir la communication comme un voyage

Nous partons du point de vue de l'invité. À chaque instant, nous réfléchissons aux informations réellement utiles, à celles qui peuvent attendre et à celles qui aident les gens à se sentir guidés plutôt que dépassés. Cela s'applique à nous faire travailler sur une grande conférence institutionnelle, un événement destiné au public ou une réunion plus intime.

La communication n'est jamais neutre. Le ton, le timing et le canal indiquent tous le type d'expérience que les clients s'apprêtent à vivre. C'est pourquoi les décisions en matière de communication font partie de la conception de l'événement dès le début et ne sont pas prises en compte après coup, une fois la logistique terminée.

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Avant l'événement : de la visibilité à la préparation

Avant l'événement, la communication joue souvent deux rôles. Le premier est pratique, car il aide les participants inscrits à comprendre à quoi s'attendre. L'autre est stratégique, car il permet à l'événement d'atteindre le bon public dès le départ.

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Lorsque les événements visent à attirer un public plus large ou plus diversifié, la communication peut commencer bien avant l'envoi des invitations. Le contenu des réseaux sociaux, les bulletins d'information et la publicité ciblée peuvent tous jouer un rôle dans la création de conscience, expliquant pourquoi l'événement est important et encourageant les inscriptions. Dans cette phase, la clarté et la pertinence sont essentielles. Les participants devraient rapidement comprendre en quoi consiste l'événement, à qui il est destiné et pourquoi ils voudraient y participer.

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Une fois que les personnes s'inscrivent, la communication change. Les messages deviennent plus personnels et davantage axés sur la préparation. Plutôt que d'envoyer toutes les informations en une seule fois, nous les structurons par étapes. Les premiers messages définissent le but et le ton de l'événement. Les détails pratiques suivront à l'approche de la date, date à laquelle les clients seront plus susceptibles de communiquer avec eux. Cela évite la surcharge et réduit le stress habituel lié à la recherche d'un détail essentiel dans les e-mails.

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L'identité visuelle et le langage sont déjà importants à cet égard. Les invitations, les confirmations d'inscription et les informations pratiques doivent être adaptées à l'expérience à venir, et non pas comme des messages administratifs génériques. La durabilité ajoute une autre dimension à la question. Des messages moins nombreux et plus légers sont non seulement plus faciles à traiter, mais ils réduisent également l'impact environnemental et ont une incidence plus réfléchie sur votre organisation.

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Pendant l'événement : orientation et activation en direct

Lorsque l'événement commence, la communication devient immédiate et situationnelle. Les clients ne planifient plus à l'avance ; ils naviguent dans le moment présent.

La communication sur site aide les personnes à s'orienter, à faire des choix et à s'adapter à ce qui se passe autour d'elles. Cela peut prendre de nombreuses formes, qu'il s'agisse de signalétique, de programmes imprimés, d'écrans, d'annonces en direct ou de mises à jour mobiles. L'intention n'est pas de répéter ce que les invités savent déjà, mais de les soutenir au fur et à mesure de l'événement.

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Pour les événements comportant des conférenciers, des panels ou des discussions en direct, auxquels une partie du public n'assistera peut-être pas en personne, la communication peut également faire partie de l'activation elle-même. La présentation des conférenciers, le cadrage des sessions, la mise en avant des moments clés ou le partage de contenu en ligne permettent de diffuser le message à un public plus large. La communication en direct renforce l'importance d'une session et aide le public à rester connecté, à la fois dans la salle et au-delà.

Dans ces moments-là, le ton est tout aussi important que la clarté. Les clients doivent se sentir guidés et non gérés. De petits choix en termes de formulation, de rythme et de conception peuvent faire une différence significative dans le sentiment d'aise et d'engagement des personnes.

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Après l'événement : prolonger la conversation

Après l'événement, la communication s'arrête souvent rapidement. C'est une occasion manquée.

Un suivi attentionné permet de boucler la boucle alors que l'expérience est encore fraîche. Il peut reconnaître la participation, partager des enregistrements ou du matériel, souligner des moments clés ou inviter à la réflexion et à la rétroaction. Lorsqu'elle est bien menée, la communication après l'événement ressemble à une continuation de l'expérience plutôt qu'à un résumé administratif.

Pour les événements publics ou de leadership éclairé, cette phase est également l'occasion pour le contenu de progresser. Les temps forts partagés par le biais de newsletters ou de réseaux sociaux permettent à l'événement d'atteindre les personnes qui n'ont pas pu y assister, étendant ainsi son impact au-delà de la salle.

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Où réside la communication

Le courrier électronique reste au cœur de la plupart des événements, mais il est rarement suffisant à lui seul. En fonction du public et des objectifs, la communication peut également être diffusée en direct sur les sites Web de l'événement, les plateformes d'inscription, les réseaux sociaux, le matériel disponible sur place, les applications événementielles ou les outils de messagerie en direct utilisés pendant l'événement.

Ce qui compte le plus, c'est la cohérence. Les clients doivent toujours savoir où chercher des informations et avoir la certitude que ce qu'ils y trouvent est à jour et fiable. La communication fragmentée crée de l'incertitude, même lorsque l'information elle-même est correcte.

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Les outils devraient soutenir l'expérience

Les plateformes promettant de simplifier la communication événementielle ne manquent pas. Nous testons régulièrement des outils pour comprendre comment ils affectent à la fois les organisateurs et les invités, qu'il s'agisse de systèmes d'inscription, d'applications événementielles ou de plateformes de communication en direct. Comme nous l'avons exploré dans notre article de journal sur les applications d'organisation d'événements, le bon outil pour votre événement dépendra de votre public, de votre format et de vos priorités. La technologie doit suivre la stratégie de communication, et non la façonner.

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La communication comme hospitalité

Lorsque la communication est bien conçue, elle réduit les frictions, renforce la confiance et aide les clients à se sentir pris en compte tout au long du voyage. En ce sens, la communication n'est pas dissociée de l'hospitalité. C'est l'une de ses expressions les plus visibles.

Et c'est exactement ainsi que nous le traitons.

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