Jaarvergadering Forum van het maatschappelijk middenveld van het Oostelijk Partnerschap 2023

Klant: Forum van het maatschappelijk middenveld van het oostelijk partnerschap (Eastern Partnership Civil Society Forum - EaP CSF)Evenement: 15e jaarvergadering van het Oostelijk Partnerschap CSFDatum: 14-16 november 2023Locatie: Brussel, BelgiëHaca.studio's Rol: Lead Event Orchestration, Uitgebreid Event Management, Technische Productie, en Stakeholder Coördinatie.

De uitdaging: Eenheid en actie bevorderen in een complex geopolitiek landschap

De jaarlijkse vergadering van het Forum van het maatschappelijk middenveld van het Oostelijk Partnerschap (Eastern Partnership Civil Society Forum - EaP CSF) is een hoeksteenevenement dat meer dan 250 vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld, beleidsmakers en leiders uit de landen van het Oostelijk Partnerschap (Armenië, Azerbeidzjan, Belarus, Georgië, Moldavië, Oekraïne) en de Europese Unie samenbrengt. In november 2023, tegen een achtergrond van veranderende geopolitieke dynamiek en voortdurende uitdagingen in de regio, was de behoefte aan een naadloze, impactvolle en strategisch afgestemde bijeenkomst belangrijker dan ooit. Het doel van het evenement was om discussies op hoog niveau te faciliteren over de toekomst van multilaterale samenwerking, de vitale rol van het maatschappelijk middenveld en wegen naar democratische transformatie en Europese integratie. De uitdaging voor haca.studio was om een ingewikkeld evenement te orkestreren dat niet alleen complexe logistiek beheerde, maar ook een zinvolle dialoog en tastbare resultaten bevorderde.

De oplossing van haca.studio: Uitgebreide orkestratie voor dialoog met grote impact

haca.studio werd belast met de organisatie van de 15e Jaarlijkse Vergadering van het Forum van het Oostelijk Partnerschap, waarbij we gebruik maakten van onze uitgebreide ervaring in het managen van complexe internationale en institutionele evenementen. Onze aanpak was holistisch en omvatte elke fase van de levenscyclus van het evenement om een professionele, inclusieve en productieve bijeenkomst te garanderen:

1. Strategische planning en logistiek meesterschap: Vanaf het begin hebben we nauw samengewerkt met het EaP CSF-team om de strategische doelstellingen van de bijeenkomst te definiëren. Dit betekende een nauwgezette planning voor de deelnemersstroom, het plannen van sessies over meerdere sporen en het beheren van de behoeften van verschillende belanghebbenden, waaronder hooggeplaatste politici.
2. Naadloze technische productie: Omdat we het belang van duidelijke communicatie en toegankelijkheid inzagen, beheerden we alle technische aspecten. Dit omvatte:
   • Hoogwaardige audiovisuele set-up: Zorgen voor kristalhelder geluid en scherpe beelden voor alle plenaire en breakout-sessies.
   • Integratie van tolkdiensten: Meertalige communicatie vergemakkelijken om ervoor te zorgen dat alle deelnemers effectief kunnen deelnemen, ongeacht hun moedertaal.
   • Beheer digitaal platform: Ondersteuning van hybride deelname en zorgen voor soepele online deelname voor degenen die op afstand deelnemen, waardoor het bereik en de inclusiviteit van het evenement worden vergroot.
3. Betrokkenheid van belanghebbenden en coördinatie: We speelden een centrale rol in het coördineren van de deelname van meer dan 250 vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, EU-ambtenaren en leiders uit het Oostelijk Partnerschap. Dit omvatte het beheer van uitnodigingen, registraties en ondersteuning ter plaatse om interacties en netwerkmogelijkheden met impact te faciliteren.
4. Uitmuntendheid op locatie: Ons team zorgde voor toegewijd management op locatie, zodat het evenement van begin tot eind soepel verliep. Dit omvatte het oplossen van problemen in realtime, het beheren van overgangen tussen sessies en ervoor zorgen dat alle deelnemers de ondersteuning kregen die ze nodig hadden.

Hoogtepunten van uitvoering: Stemmen verbinden, vooruitgang boeken

De 15e jaarlijkse bijeenkomst van het Forum van het Oostelijk Partnerschap was een bewijs van zorgvuldige planning en uitvoering. haca.studio zorgde ervoor dat de verschillende stemmen van het maatschappelijk middenveld werden gehoord en dat discussies over kritieke onderwerpen zoals goed bestuur, de rechtsstaat, veerkracht van het maatschappelijk middenveld en het tegengaan van hybride bedreigingen effectief werden gefaciliteerd. De naadloze technische opzet maakte dynamische presentaties en interactieve vraag- en antwoordsessies mogelijk, of de deelnemers nu in de zaal waren of digitaal meededen. Onze coördinatie zorgde ervoor dat dialogen op hoog niveau tussen het maatschappelijk middenveld en leiders van de EU/EaP zonder logistieke problemen konden plaatsvinden, wat een productieve omgeving voor beleidsbeoordeling en toekomstige planning bevorderde.

Impact: Een sterker platform voor het maatschappelijk middenveld in het Oostelijk Partnerschap

De succesvolle organisatie van de 15e jaarlijkse bijeenkomst van het Forum voor het Oostelijk Partnerschap door haca.studio heeft direct bijgedragen aan de doelstellingen van het Forum:

• Versterkte dialoog: Het evenement stimuleerde met succes kritische discussies over de toekomst van het beleid van het Oostelijk Partnerschap en het antwoord van de regio op de huidige geopolitieke uitdagingen.
• Versterkte samenwerking: Het bood een cruciaal platform voor maatschappelijke organisaties om contacten te leggen, inzichten uit te wisselen en hun samenwerking met beleidsmakers van de EU en het Oostelijk Partnerschap te versterken.
• Beleidsinvloed: De bijeenkomst mondde uit in een resolutie waarin het collectieve standpunt van het maatschappelijk middenveld over democratische waarden, regionale integratie en de behoefte aan voortdurende steun voor maatschappelijke organisaties werd onderstreept.
• Verhoogde zichtbaarheid: Door te zorgen voor een professioneel en toegankelijk evenement, hielp haca.studio het profiel van het Forum van het Oostelijk Partnerschap en zijn vitale werk in het pleiten voor democratische transformatie te verhogen.

Door ons streven naar uitmuntendheid heeft haca.studio het mogelijk gemaakt voor het Oostelijk Partnerschap CSF om een bijeenkomst met veel impact te organiseren die niet alleen essentiële uitwisselingen mogelijk maakte, maar ook de cruciale rol van het maatschappelijk middenveld in het vormgeven van een meer veerkrachtige en democratische toekomst voor de regio van het Oostelijk Partnerschap versterkte.

‍