Dingen die je alleen leert tijdens een bezoek

Begin met ruimte, niet met specificaties

We lopen naar binnen om een duidelijk beeld te krijgen van hoe het evenement in zijn werk zal gaan: toegangspunten, verkeersstromen, natuurlijke knelpunten, zichtlijnen. Waar zullen mensen binnenkomen, wachten en doorlopen? Hoe ondersteunt (of daagt uit) de ruimte het plan op papier?

‍

Pauzeer, observeer en vraag

Er zit een ritme in deze bezoekjes. We stoppen en kijken naar wat er voor ons ligt. Hoe hoog is het plafond? Waar kun je verlichting hangen? Werkt een projectiescherm met het daglicht hier? Waar kunnen kabels veilig lopen? Hoe goed is de Wi-Fi? Hoe gemakkelijk is het om stroom te vinden? We noteren de vloertypen en de plaats van de armaturen.

‍

Net zo belangrijk is wat we de teams op locatie vragen: zij zijn meestal de beste bron van informatie. Zij weten hoe dingen worden gedaan, waar er flexibiliteit is en wat anderen eerder heeft verrast. We vragen naar leveringsschema's, kamerresets, toegangsuren en geluidsbeperkingen. We vragen wat goed heeft gewerkt en wat niet.

‍

Documenteer de onzichtbare details

We documenteren terwijl we gaan. Foto's van elke sleutelpositie. Video's die de routes van de ingang tot het podium laten zien. Aantekeningen over afstanden, timings en opbouwcondities. Kortom, we verzamelen alle informatie die we nodig hebben om later snel en nauwkeurig beslissingen te nemen. En we zoeken naar alles wat niet in de briefing staat, maar wel invloed heeft op de ervaring. Dat kan achtergrondgeluid zijn, temperatuursverschillen of lastige verlichting. Dit zijn dingen die niet in de specificaties staan, maar die wel invloed kunnen hebben op hoe een evenement aanvoelt en functioneert.

Een bezoek ter plaatse geeft ons een duidelijk gevoel van wat er mogelijk is. Het helpt ons om ons vroeg aan te passen, verrassingen te voorkomen en betere beslissingen te nemen als we eenmaal aan het bouwen zijn. Zo kunnen we iets solide opleveren.

‍

Waarom het belangrijk is

Werfbezoeken zijn slechts één manier waarop haca.studio scherp denken en solide logistiek samenbrengt. Als u op zoek bent naar een partner die vroegtijdig aandacht besteedt aan de details, de juiste vragen stelt en plant met het volledige plaatje voor ogen, dan heeft u die gevonden.

‍

‍

‍