Evenementen zomerbestendig maken, van locaties tot personeelsplanning en menukeuzes

Plannen voor hitte toont zorg voor deelnemers, personeel en de planeet. Van hoe we locaties selecteren tot wat er op het bord ligt, hier lees je hoe je evenementen ontwerpt die koel blijven onder druk.

‍

‍

Denk verder dan "inclusief airconditioning".

‍

De specificaties van de locatie kunnen je zomerplan maken of breken. Met airconditioning kom je een heel eind, maar je energierekening (en de impact op het klimaat) zal net zo ver gaan. In plaats van alleen op airco's te vertrouwen, moet je op zoek gaan naar ruimtes met een natuurlijke luchtstroom, goede isolatie en energiezuinige koeling.

Als je buiten werkt, is schaduw je beste vriend. Permanente luifelstructuren of tijdelijke witte stretch tenten kunnen de dag goed maken. En vergeet het bezoek ter plaatse niet: controleer hoe de locatie aanvoelt als de zon op is voordat je je vastlegt.

‍

‍

Pas je agenda aan het weer aan

‍

Vermijd waar mogelijk de piekuren van 12:00-16:00 uur. Door begin- en eindtijden eerder of later te verschuiven, blijft iedereen frisser.

Bouw langere en frequentere pauzes in. Houd binnensessies kort, vooral in hybride opstellingen, en wissel ze af met stressarme activiteiten buiten het scherm.

‍

‍

Serveer voedsel dat mensen helpt zich goed te voelen

‍

Menu's moeten ook lichter worden. Geef de voorkeur aan koude opties zoals salades, seizoensfruit en makkelijk te serveren items. Sla catering die ter plekke moet worden opgewarmd over.

Hydratatie is essentieel. Koudwaterstations met infused opties (denk aan citroen, komkommer of munt) worden beter ontvangen dan eindeloze stapels plastic flessen met een merknaam.

‍

‍

Steun de mensen die de show leiden

‍

Je personeel voelt de hitte als eerste. Wissel ploegendiensten af voor iedereen die buiten of onderweg werkt. Kies voor ademende uniformen zoals lichte katoenen T-shirts; sla polyester of donkere kleuren over.

Als je een livestream of AV-set-up hebt, houd dan nevelsets of ventilatoren paraat om oververhitting te voorkomen (voor zowel apparatuur als mensen).

‍

‍

Communiceer alsof het deel uitmaakt van het plan

‍

Kleine details maken een groot verschil. Laat de aanwezigen weten dat ze zich mogen kleden naar het weer en moedig ze aan om herbruikbare waterflessen mee te nemen. Laat de sprekers weten dat kleding die geschikt is voor de hitte prima is.

Als je evenement hybride is, zorg dan voor een flexibele optie voor deelnemers om online deel te nemen voor het geval de hitte een belemmering wordt.

‍

Houd de voorspelling in de gaten

‍

Kijk niet alleen naar de weerapp. Stel een checklist op gebaseerd op 3-daagse en 24-uurs updates. Zorg voor een duidelijk plan om AV-opstellingen, menu's of sessielocaties aan te passen als de weersvoorspelling extreme hitte of zware regen voorspelt.

En als je locatie te heet wordt? Wees er dan klaar voor om een sessie te verplaatsen, het programma te pauzeren of een gedeelte online te zetten. Het hebben van een plan B maakt deel uit van verantwoorde planning.

Ontwerpen voor de zomer betekent aandacht hebben voor het welzijn van mensen, voor de beperkingen van je ruimte en voor de mogelijkheden die het werken met het seizoen biedt. Hulp nodig bij het vinden van de perfecte oplossingen voor je zomerevenement? Wij staan klaar wanneer jij dat bent.

‍

‍