Assemblée annuelle du Forum de la société civile du Partenariat oriental 2023

Client : Forum de la société civile du Partenariat oriental (EaP CSF)Evénement : 15ème Assemblée annuelle du FSC du Partenariat orientalDate: 14-16 novembre 2023Lieu: Bruxelles,BelgiqueRôle de haca.studio : Orchestration principale de l'événement, gestion complète de l'événement, production technique et coordination des parties prenantes.

Le défi : Favoriser l'unité et l'action dans un paysage géopolitique complexe

L'assemblée annuelle du Forum de la société civile du Partenariat oriental (FSC EaP) est un événement majeur qui rassemble plus de 250 représentants de la société civile, décideurs politiques et dirigeants des pays du Partenariat oriental (Arménie, Azerbaïdjan, Biélorussie, Géorgie, Moldavie, Ukraine) et de l'Union européenne. En novembre 2023, dans un contexte d'évolution de la dynamique géopolitique et de défis permanents dans la région, la nécessité d'une assemblée homogène, percutante et stratégiquement alignée était plus cruciale que jamais. L'événement visait à faciliter les discussions de haut niveau sur l'avenir de la coopération multilatérale, le rôle vital de la société civile et les voies de la transformation démocratique et de l'intégration européenne. Le défi pour haca.studio était d'orchestrer un événement complexe qui ne se contentait pas de gérer une logistique complexe mais qui favorisait également un dialogue significatif et des résultats tangibles.

La solution de haca.studio : Une orchestration complète pour un dialogue à fort impact

haca.studio s'est vu confier l'orchestration de la 15e assemblée annuelle du FSC EaP, mettant à profit sa vaste expérience dans la gestion d'événements internationaux et institutionnels complexes. Notre approche a été holistique, couvrant chaque étape du cycle de vie de l'événement afin de garantir un rassemblement professionnel, inclusif et productif :

1. Planification stratégique et maîtrise logistique : Dès le départ, nous avons collaboré étroitement avec l'équipe du FSC EaP pour définir les objectifs stratégiques de l'assemblée. Cela a impliqué une planification méticuleuse du flux de participants, de la programmation des sessions sur plusieurs pistes et de la gestion des besoins des diverses parties prenantes, y compris des personnalités politiques de haut niveau.
2. Une production technique sans faille : Conscients de l'importance d'une communication claire et de l'accessibilité, nous avons géré tous les aspects techniques. Ces aspects comprenaient :
   • Une installation audiovisuelle de haute qualité : Garantir un son cristallin et des images nettes pour toutes les séances plénières et les réunions en petits groupes.
   • Intégration des services d'interprétation : Faciliter la communication multilingue pour que tous les participants puissent s'engager efficacement, quelle que soit leur langue maternelle.
   • Gestion de la plateforme numérique : Soutenir la participation hybride et assurer une participation en ligne fluide pour ceux qui se joignent à distance, en élargissant la portée et l'inclusivité de l'événement.
3. Engagement et coordination des parties prenantes : Nous avons joué un rôle essentiel dans la coordination de la participation de plus de 250 représentants de la société civile, fonctionnaires de l'UE et dirigeants du Partenariat oriental. Il s'agissait de gérer les invitations, les inscriptions et l'assistance sur place afin de faciliter les interactions et les possibilités de mise en réseau.
4. Excellence sur place : Notre équipe a assuré une gestion dédiée sur place, garantissant le bon déroulement de l'événement du début à la fin. Il s'agissait notamment de résoudre les problèmes en temps réel, de gérer les transitions entre les sessions et de veiller à ce que tous les participants bénéficient du soutien dont ils avaient besoin.

Points forts de l'exécution : Connecter les voix, faire avancer les choses

La 15e assemblée annuelle du FSC du Partenariat oriental a témoigné d'une planification et d'une exécution méticuleuses. haca.studio a veillé à ce que les diverses voix de la société civile soient entendues et à ce que les discussions sur des sujets cruciaux tels que la bonne gouvernance, l'État de droit, la résilience de la société civile et la lutte contre les menaces hybrides soient facilitées de manière efficace. L'installation technique sans faille a permis des présentations dynamiques et des séances de questions-réponses interactives, que les participants soient dans la salle ou qu'ils se joignent à l'événement par voie numérique. Notre coordination a permis de garantir que les dialogues de haut niveau entre la société civile et les dirigeants de l'UE et du PEA puissent se dérouler sans problèmes logistiques, favorisant ainsi un environnement productif pour l'évaluation des politiques et la planification future.

Impact : Une plateforme plus forte pour la société civile dans le partenariat oriental

L'orchestration réussie de la 15e assemblée annuelle du CCA EaP par haca.studio a contribué directement aux objectifs du Forum :

• Dialogue renforcé : L'événement a favorisé des discussions critiques sur l'avenir de la politique de partenariat oriental et la réponse de la région aux défis géopolitiques actuels.
• Renforcement de la coopération : Il a constitué une plateforme cruciale pour les organisations de la société civile, leur permettant d'entrer en contact, de partager leurs idées et de renforcer leurs efforts de collaboration avec les décideurs de l'UE et du Partenariat oriental.
• Influence sur les politiques : L'Assemblée a abouti à une résolution soulignant la position collective de la société civile sur les valeurs démocratiques, l'intégration régionale et la nécessité d'un soutien durable aux OSC.
• Visibilité accrue : En garantissant un événement professionnel et accessible, haca.studio a contribué à rehausser le profil du CCA EaP et de son travail essentiel de défense de la transformation démocratique.

Grâce à notre engagement en faveur de l'excellence, haca.studio a permis au FSC du partenariat oriental d'organiser une assemblée à fort impact qui a non seulement facilité des échanges essentiels, mais aussi renforcé le rôle essentiel de la société civile dans l'élaboration d'un avenir plus résilient et plus démocratique pour la région du partenariat oriental.

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