7 dingen die altijd misgaan op evenementen (en hoe je ze oplost als een professional)

1. De Wi-Fi valt weg (net wanneer je het het hardst nodig hebt) 🚨

Stel je dit eens voor: De keynote spreker staat op het punt zijn live demo te starten en plotseling is er geen internet. Deelnemers verversen hun browser alsof het 2005 is. De "high-speed Wi-Fi" van de locatie blijkt meer op een inbelverbinding te lijken en je hybride gasten kijken naar een onheilspellende cirkel van buffers.

Hoe los je het op?

✅ Test de Wi-Fi van de locatie van tevoren - Vertrouw niet op een "snelle verbinding" claim. Voer een echte test uit met meerdere apparaten.

✅ Zorg voor een back-up hotspot - Een 5G-router of meerdere mobiele hotspots kunnen de dag redden.

✅ Beperk onnodige verbindingen - Als Wi-Fi cruciaal is voor presentaties, zet dan een speciaal netwerk op voor evenementmedewerkers en sprekers.

💡 Pro Tip: Als je een digitaal evenement organiseert, zorg er dan voor dat de sprekers een vooraf opgenomen versie van hun praatje hebben voor het geval hun internet uitvalt.

‍

2. De technische griezels vallen je AV-installatie aan 🎤

De microfoon valt weg. De projector synchroniseert niet. De dia's bevriezen op het slechtst mogelijke moment.

Het is alsof je AV-installatie vervloekt is. En natuurlijk gebeurt het precies wanneer er 500 mensen kijken.

Hoe los je het op?

Plan altijd een volledige AV-test (minstens 3 uur voor het evenement). Doorloop de presentaties, audio en overgangen.

Zorg voor extra kabels, adapters en batterijen - Het zal je verbazen hoe vaak het probleem gewoon een lege batterij is.

✅ Huur een AV-technicus in - Als je evenement sprekers, paneldiscussies of hybride elementen omvat, zal een professional ervoor zorgen dat alles vlot verloopt.

💡 Pro Tip: Bij digitale communicatie gebeuren er ook technische storingen. Als je campagne afhankelijk is van live video, neem dan vooraf een reserveversie op en zorg dat je sociale media-inhoud klaarstaat voor het geval er op het laatste moment iets verandert.

‍

3. Gasten komen te laat of helemaal niet 😬

Je had 200 gasten ingepland, maar er kwamen er maar 50 op tijd opdagen. Je hoofdspreker begint en de mensen lopen nog steeds naar binnen.

Wat ging er mis? Mensen vergeten, schema's veranderen en niemand respecteert starttijden.

Hoe los je het op?

Stuur meerdere herinneringen - een week van tevoren, drie dagen van tevoren en op de dag zelf (e-mail, sms en pushmeldingen).

✅ Zorg voor een stimulans om op tijd te komen - Bied gratis drankjes, eersteklas zitplaatsen of netwerkvoordelen aan voor wie op tijd komt.

✅ Gebruik een evenement-app - Deelnemers krijgen pushmeldingen en live updates over de planning.

💡 Pro Tip: Bij digitale marketing is publieksafname ook een groot probleem. Als e-mails niet worden geopend, probeer dan sms'jes, DM's op sociale media of een snel persoonlijk telefoontje voor waardevolle bezoekers.

‍

4. De catering is een ramp 🍽️

Koud eten. Niet genoeg drankjes. Mensen fluisteren: "Heb je al gegeten voordat je kwam?" 😬

Eten is een van de belangrijkste dingen die gasten onthouden - alsze het verkeerd hebben, klagen ze. Hardop.

Hoe los je het op?

✅ Doe altijd een proeverij voordat je het menu afrondt. Vertrouw nooit alleen op een menubeschrijving.

Bestel minstens 10-15% extra porties - Iemand heeft altijd meer honger dan verwacht.

✅ Denk na over voedselgolven - In plaats van één buffet of maaltijd, verspreid je het eten over het evenement om mensen tevreden te houden.

💡 Pro Tip: In digitale communicatie is je inhoud als catering - als je steeds hetzelfde serveert, raken mensen verveeld. Houd het fris, boeiend en relevant.

‍

5. De spreker verdwijnt 🎤

Uw keynote spreker zit vast in het Brusselse verkeer (aka eeuwige gridlock). Uw panellid heeft de tijd verkeerd. En nu sta je op het podium te treuzelen.

Hoe los je het op?

✅ Bevestig sprekers altijd 24 uur van tevoren - En herinner ze aan mogelijke reisvertragingen.

Zorg voor een reserve spreker - Houd een noodsessie klaar (paneldiscussie, vraag en antwoord of interactieve sessie).

✅ Zorg voor een virtuele optie - Als een spreker niet aanwezig kan zijn, kunnen vooraf opgenomen video's of live-streaming uitkomst bieden.

Pro Tip: Digitale campagnes kunnen ook op het laatste moment mislukken. Als een grote campagne of influencer collab mislukt, zorg dan dat je altijd een Plan B post of alternatieve spreker klaar hebt staan.

‍

6. Het weer heeft andere plannen 🌧️

Buitenevenement? Verrassingsregenbui. Hittegolf in september? Natuurlijk.

Moeder Natuur trekt zich niets aan van jouw schema.

Hoe los je het op?

✅ Zorg altijd voor een plan B voor binnen. Zelfs al is het maar een back-up tent.

✅ Huur verwarmingstoestellen of ventilatoren - Onverwachte temperatuurschommelingen kunnen het comfort verpesten.

Informeer gasten van tevoren - Als het weer een probleem is, vertel gasten dan wat ze kunnen verwachten en wat er beschikbaar is.

💡 Pro Tip: In digitale communicatie gebeuren er ook onverwachte stormen. Algoritmewijzigingen, advertentieverboden, uitval van sociale media -wees altijdklaar om te schakelen.

‍

7. De energie daalt (en mensen gaan eerder weg) 💤

Alles begint sterk, maar tegen 15.00 uur kijken de mensen op hun horloge. Tegen 16.00 uur sluipen ze naar buiten.

Je bent ze kwijt.

Hoe los je het op?

✅ Voeg interactieve elementen toe - Live polls, weggeefacties, vragen en antwoorden om mensen betrokken te houden.

✅ Verander de opzet - Te veel toespraken? Voeg groepsactiviteiten, paneldiscussies of netwerkpauzes toe.

Verrassende gasten - Onverwachte optredens, leuke aankondigingen of weggevertjes kunnen mensen enthousiast houden.

💡 Pro Tip: In digitale marketing werkt betrokkenheid op dezelfde manier. Als mensen geen interactie hebben met je inhoud, schud de boel dan wakker doorvideo's toe te voegen, polls te houden, je stijl van posten te veranderen.

‍