Les choses que l'on n'apprend que lors d'une visite de site

Commencer par l'espace, pas par les spécifications

Nous nous rendons sur place pour bien comprendre le fonctionnement de l'événement : points d'accès, flux de circulation, points d'étranglement naturels, lignes de visibilité. Où les gens entreront-ils, attendront-ils et circuleront-ils ? Comment l'espace soutient-il (ou remet-il en question) le plan établi sur papier ?

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Faire une pause, observer et demander

Ces visites sont rythmées. Nous nous arrêtons et regardons ce qui se trouve devant nous. Quelle est la hauteur du plafond ? Où peut-on accrocher l'éclairage ? Un écran de projection est-il compatible avec la lumière du jour ? Où les câbles peuvent-ils passer en toute sécurité ? Quelle est la qualité du Wi-Fi ? Est-il facile de trouver de l'électricité ? Nous notons les types de revêtements de sol et l'emplacement des appareils.

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Ce que nous demandons aux équipes sur place est tout aussi important : elles sont généralement la meilleure source d'information. Elles savent comment les choses se passent, quelles sont les marges de manœuvre et ce qui a déjà pris les autres au dépourvu. Nous leur posons des questions sur les horaires de livraison, la réinitialisation des salles, les heures d'accès et les restrictions sonores. Nous leur demandons ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.

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Documenter les détails invisibles

Nous nous documentons au fur et à mesure. Des photos de chaque poste clé. Vidéos montrant les itinéraires depuis l'entrée jusqu'à la scène. Des notes sur l'espacement, le timing et les conditions d'installation. En bref, nous recueillons toutes les informations dont nous aurons besoin pour prendre des décisions rapides et précises par la suite. Et nous recherchons tout ce qui ne figure pas dans le cahier des charges mais qui pourrait avoir une incidence sur l'expérience. Il peut s'agir de bruits de fond, de variations de température ou d'un éclairage inadapté. Ce sont des éléments qui n'apparaissent pas dans les spécifications, mais qui peuvent affecter la sensation et le fonctionnement d'un événement.

Une visite de site nous donne une idée claire de ce qui est possible. Elle nous aide à nous adapter rapidement, à éviter les surprises et à prendre de meilleures décisions lorsque nous construisons pour de vrai. C'est ainsi que nous nous préparons à livrer quelque chose de solide.

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Pourquoi c'est important

Les visites de sites ne sont qu'un des moyens par lesquels haca.studio associe une réflexion pointue à une logistique solide. Si vous êtes à la recherche d'un partenaire qui se préoccupe des détails dès le début, qui pose les bonnes questions et qui planifie en gardant une vue d'ensemble à l'esprit, vous l'avez trouvé.

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