Construire des événements à l'épreuve de l'été, des lieux aux rythmes de travail du personnel en passant par le choix des menus

Prévoir la chaleur, c'est prendre soin des participants, du personnel et de la planète. De la sélection des lieux à l'assiette, voici comment concevoir des événements qui restent frais sous la pression.

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Pensez au-delà de la "climatisation incluse"

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Les spécifications des locaux peuvent faire de votre projet d'été un succès ou un échec. Les climatiseurs peuvent aller loin, mais votre facture d'énergie (et l'impact sur le climat) ira tout aussi loin. Au lieu de compter uniquement sur les climatiseurs, recherchez des espaces avec une circulation naturelle de l'air, une bonne isolation et un système de refroidissement économe en énergie.

Si vous travaillez en extérieur, l'ombre est votre meilleure amie. Des structures permanentes ou des tentes blanches temporaires peuvent faire toute la différence. Et n'oubliez pas de visiter le site : vérifiez comment vous vous sentez lorsque le soleil est levé avant de vous engager.

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Adapter son agenda à la météo

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Dans la mesure du possible, évitez les heures de forte chaleur (12h00-16h00). Le fait d'avancer ou de retarder les heures de début et de fin permet à tout le monde de rester plus frais.

Prévoyez des pauses plus longues et plus fréquentes. Les sessions en intérieur doivent être courtes, en particulier dans les configurations hybrides, et elles doivent être entrecoupées d'activités hors écran peu stressantes.

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Servir des aliments qui aident les gens à se sentir bien

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Les menus doivent également être plus légers. Privilégiez les options froides comme les salades, les fruits de saison et les produits faciles à servir. Oubliez les plats qui doivent être réchauffés sur place.

L'hydratation est essentielle. Les stations d'eau froide avec des options d'infusion (citron, concombre ou menthe) sont mieux accueillies que les piles interminables de bouteilles en plastique de marque.

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Soutenir les personnes qui dirigent l'action

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Votre personnel et votre équipe sont les premiers à ressentir la chaleur. Faites tourner les équipes pour les personnes qui travaillent à l'extérieur ou qui se déplacent. Optez pour des uniformes respirants tels que des T-shirts en coton léger ; évitez le polyester ou les couleurs sombres.

Si vous organisez un livestream ou une installation audiovisuelle importante, gardez des kits de brumisation ou des ventilateurs en réserve pour éviter la surchauffe (du matériel et des personnes).

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Communiquer comme si cela faisait partie du plan

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De petits détails font une grande différence. Faites savoir aux participants qu'ils peuvent s'habiller en fonction du temps et encouragez-les à apporter des bouteilles d'eau réutilisables. Prévenez les orateurs qu'ils peuvent porter des vêtements adaptés à la chaleur.

Si votre événement est hybride, gardez une option flexible permettant aux participants de se joindre en ligne au cas où la chaleur deviendrait un obstacle.

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Garder un œil sur les prévisions

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Ne vous contentez pas de jeter un coup d'œil à l'application météo. Établissez une liste de contrôle basée sur les mises à jour à 3 jours et à 24 heures. Préparez un plan précis pour adapter les installations audiovisuelles, les menus ou les lieux des séances si les prévisions annoncent une chaleur extrême ou de fortes pluies.

Et s'il fait trop chaud dans votre salle ? Soyez prêt à déplacer une session, à interrompre le programme ou à transférer une partie en ligne. Avoir un plan B fait partie d'une planification responsable.

Concevoir pour l'été, c'est rester attentif au bien-être des personnes, aux limites de l'espace et aux possibilités offertes par la saison. Vous avez besoin d'aide pour trouver les solutions parfaites pour votre événement estival ? Nous sommes prêts quand vous l'êtes.

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